Всякая компания в ходе своей деятельности неизбежно «обрастает» тем или иным количеством документов. Приказы и акты, счета и накладные, договора и распоряжения – перечислять создаваемые бумаги можно долго. Полки в бухгалтерии заставлены массивными папками, число которых со временем только увеличивается.
К счастью, сегодня ситуация несколько меняется, благодаря распространению электронного документооборота. Правда, говорить о полном отказе от бумажных «носителей», мягко говоря, преждевременно, поэтому нередко оба вида информации существуют одновременно, параллельно. Нельзя не упомянуть и о документах, оформленных в те далекие времена, когда ни о какой электронной информации и речи не шло. Так, к примеру, срок хранения многих кадровых документов исчисляется десятилетиями. И значит, крупные учреждения, существующие довольно давно, имеют огромные бумажные архивы, работать с которыми порой очень непросто. Эта проблема может быть решена сканированием документов и созданием удобного электронного архива. http://www.osgrm.ru/uslugi/skanirovanie-dokumentov-i-vvod-dannich
Почему же предприниматели обращаются к услугам профессионалов, если специальная техника вполне может быть приобретена ими самостоятельно? Причина одна – экономическая целесообразность сотрудничества с профессионалами. Необходимо понимать, что, когда речь идет о сканировании архивов, бытового устройства будет однозначно недостаточно. Здесь наверняка потребуется профессиональное оборудование. А это весьма внушительные и далеко не единственные расходы, которая понесет компания, решившая инициировать самостоятельное сканирование документов. Речь идет также о необходимости использования отдельных площадей для организации данного мероприятия, задействовании кадровых ресурсов, обучении персонала работе со специальной техники. При этом, если срок хранения документации еще не истек, уничтожить ее, даже переведя информацию в электронный вид, все равно не удастся. То есть, освободить собственные площади от таких бумаг не получится.
Вот почему куда правильнее и целесообразнее воспользоваться содействием фирм, оказывающих услуги внеофисного хранения документов. Крупные центры обработки данных и документации готовы самостоятельно вывести бумажные архивы и поместить их в собственные хранилища. Они же возьмут на себя перевод сведений в электронный формат. Примерно как здесь: http://www.osgrm.ru/uslugi/vneofisnoe-chranenie-dokumentov
В распоряжении специализированных центров имеется профессиональные устройства, способные обеспечить оперативную обработку даже большого количества бумаг. Некоторые потоковые сканеры имеют производительность до 100 листов в минуту. Не возникнет проблем и со сканированием изображений, ведь специализированные компании имеют специальную технику, для работы с ними. Разумеется, оперативности обработки документации способствует и высокая квалификация сотрудников фирмы-исполнителя. Вот почему взаимодействие с подобными компаниями – это почти всегда экономически оправданное и целесообразное, с точки зрения бизнеса, мероприятие.
