В этом убедились слушатели вебинара «Новые возможности электронного документооборота», который состоялся в Москве 25 сентября.
Перед участниками выступили представители трех крупнейших компаний: заместитель генерального директора компании «Такском» И. Мурашкинцев; ответственный за развитие направления «Обмен электронными документами» фирмы «1С» М. Еременко; главный бухгалтер Е. Плетнева и ИТ-директор Г. Береговский (группа компаний HeadHunter).
Вебинар прошел в атмосфере приятной и интересной беседы на актуальную и волнующую на сегодняшний день тему электронного документооборота.
Выступающие отметили, что принятие всех нормативных документов по обмену электронными счетами-фактурами, по сути, подстегнуло бизнес к решительному переходу на электронный документооборот. Конечно, в первую очередь, в таком переходе заинтересован крупный и средний бизнес. Ведь доля документооборота в таких компаниях чрезвычайно высока.
«Электронный документооборот сокращает время на обработку документов на 75% и повышает производительность бухгалтерии на 20%», отметил Игорь Мурашкинцев.
Участники вебинара на цифрах и конкретных примерах убедились в том, что бумажный документ – это не столько привычка, сколько проблема.
Для сравнения: комплект документов в электронном виде (состоит из 3-х документов) обходится в 10 рублей, а один бумажный документ, по подсчетам компании НeadHunter, обходится ей в 53 рубля. И если подсчитать, что компания каждый месяц производит (т.е. готовит, подписывает и доставляет своим клиентам) более 60 000 комплектов документов, то выгоды налицо.
Эти и другие преимущества побудили многие компании активно включиться в борьбу с издержками и стать участниками электронного обмена, который поможет им оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты. В их числе: компании «Автофрамос», «Комацу», «Москабельмет», «Рехау», «Иркутскэнерго», «ТехноНИКОЛЬ», «Мэйджор Экспресс», «Видео Интернешнл», «ТНК-ВР», «Никамед», «ГК Связной», «ОАО ГУМ», «Новолипецкий металлургический комбинат», «Хабаровский аэропорт», «1С-Центральная Сибирь», «1С-Форус», 1С-БИТ, ГК «ЛАД» и др.
Бухгалтеры узнали о том, что уже сегодня они могут обмениваться электронными счетами фактурами и другими документами в электронном виде. Это стало возможным благодаря новому совместному программному продукту «1С-Такском», о котором рассказал Максим Еременко.
Уже сегодня эта система поддерживает прием и отправку счетов-фактур, актов выполненных работ, накладных по форме ТОРГ-12 и других электронных документов произвольной формы. Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик». Это проще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.
Находясь за своим рабочим столом, участники услышали много интересного и полезного. Оказывается, в юридически значимом электронном документообороте оригиналом считается электронный файл с электронной цифровой подписью, а распечатка на принтере – это копия! Используя электронную цифровую подпись при подписании отчетности, этой же подписью можно сегодня подписывать и другие документы в электронном виде! Что для обмена документами принимаются любые сертификаты, выданные другими удостоверяющими центрами, входящими в пространство доверия ФНС России! А применяя электронный документооборот снижаются затраты не только на расходные материалы и почту, но и на ввод данных!
«Электронный документооборот – отличный способ проявить бережное отношение как к ресурсам компании, так и к ресурсам нашей планеты», – обратила внимание Елена Плетнева.
Бизнес-процессы требуют новых решений, а возрастающие обороты не дают вам и вашим сотрудникам возможности заниматься более полезным, интеллектуальным трудом, чем печать и подписание документов.
Она рассказала о том, что компания НeadHunter, имеющая большое количество контрагентов по всему миру, перешла на электронный документооборот с апреля 2012 года. И в настоящее время активно привлекает к переходу своих клиентов.
«Электронный документооборот помогает бизнесу экономить живые деньги. При этом сокращаются ненужные расходы, не отвлекаются ресурсы, нет риска ошибок, обеспечивается прозрачность с фискальными органами», подчеркнул Геннадий Береговский.
Бухгалтеры из различных уголков России в режиме реального времени задавали вопросы и комментировали выступления лекторов и презентации слайдов. А выступающие охотно отвечали и давали практические рекомендации, стараясь не пропустить ни одного вопроса.
По всему было видно, что аудитория на деле проявляет большой интерес и смело осваивает современные технологии. Приятно удивил тот факт, насколько продвинулась аудитория. Её интересовали практические аспекты: с чего начать переход на электронный документооборот, каковы механизмы обмена электронными документами, стоимость, затраты, выгоды, сроки внедрения и др.
Все участники вебинара сделали важные для себя и своей компании выводы: работать с электронными документами легко и просто, а электронный документооборот – это удобно и выгодно!
