По общим правилам, затраты на жилье в служебной поездке не облагаются НДФЛ в полной сумме. Но при одном условии: они подтверждены документально.

А как быть, если работник вернулся из командировки без оправдательных бумаг? Тогда НДФЛ не удерживайте с компенсации за наем жилого помещения в пределах 700 руб. Это если сотрудник разъезжал в пределах РФ. В случае с заграничной командировкой необлагаемый лимит больше – 2500 руб. Все эти нормативы берите за каждый день поездки (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса).

Возмещая сотруднику затраты на жилье сверх установленных пределов, рассчитайте НДФЛ с суммы превышения. Даже если в вашей компании установлены более высокие лимиты выплат. Данный порядок действий описан в письме Минфина России от 28.04.2010 г. № 03-03-06/4/51.