Организация, находящаяся в районе Крайнего севера, оплачивает работникам проезд до места отпуска и обратно. В коллективных и трудовых договорах предусмотрено, что компенсация выплачивается на основании заявления работника, но без представления документов, подтверждающих расходы. Вправе ли компания учесть эти суммы при расчете налога на прибыль? Минфин России ответил отрицательно (письмо от 11.01.13 № 03-03-06/1/2). Кроме того, чиновники отметили, что компенсация проезда в таком случае облагается НДФЛ.

По общему правилу, для сотрудников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, предусмотрена компенсация по оплате проезда к месту отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ; ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1). Расходы на проезд к месту отдыха и обратно один раз в два года работнику возмещает работодатель. Расходом на оплату труда признается оплата проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории России и обратно. Если организация финансируется из бюджета, то проезд оплачивается в порядке, предусмотренном законодательством. Если организация коммерческая, то порядок оплаты может установить сам работодатель (п. 7 ст. 255 НК РФ). Размер и условия компенсации устанавливаются коллективными или трудовыми договорами.

Таким образом, разъясняют чиновники Минфина, в вышеназванных договорах или локальном акте может быть установлен перечень документов, которые следует представить работнику для получения компенсации. В противном случае, если компания установит порядок, согласно которому сотрудники не должны предоставлять подтверждающие документы, учесть такие затраты в расходах будет нельзя. Более того, авторы письма предупреждают: при отсутствии документального подтверждения целевого использования выплат теряется их компенсационный характер. А раз так, то эти суммы облагаются НДФЛ на общих основаниях.