Федеральная налоговая служба в письме от 13.09.12 № АС-4-2/15309 ответила на основные вопросы, которые возникают у налогоплательщиков по поводу проведения налоговых проверок. Всего в письме содержатся ответы на 21 вопрос. В настоящем материале мы остановимся только на одной теме — оформлении копии многостраничного документа для представления во время налоговой проверки. ФНС сообщила, что налогоплательщики могут применять один из двух способов: заверить копию каждой страницы истребованного документа по отдельности или в целом прошитый многостраничный документ.
По общему правилу, изложенному в пункте 2 статьи 93 НК РФ, истребуемые налоговым органом документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий.
Чиновники напомнили, что копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, но не имеющий юридической силы. А заверенной копией документа является копия, на которой проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подп. 29, 30 п. 2.1 Государственного стандарта «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98), утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).
На практике нередко возникают вопросы о возможности представления при проверке заверенной копии прошитого многостраничного документа, а также заверенной копии подшивки нескольких документов.
Авторы комментируемого письма остановились на вопросе заверения копии многостраничного документа. По их мнению, в этом случае налогоплательщик может использовать любой применяемый на практике способ: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. Чиновники обосновали это следующим образом: в Налоговом кодексе не предусмотрен порядок заверения копий документов, а ФНС не наделена полномочиями по установлению какого-либо особого порядка.
При этом нужно учитывать, что документы истребуются для того, чтобы использовать их в контрольной работе. Поэтому при прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой;
- пронумеровать все листы в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.
В комментируемом письме не рассмотрен вопрос о возможности представления при проверке подшивки копий нескольких документов, заверенных одной подписью. Напомним, что не так давно Минфин разъяснял, что налогоплательщики не вправе так поступить — заверена должна быть копия каждого документа по отдельности (письмо от 11.05.12 № 03-02-07/1-122).
Кстати, скорее всего уже в октябре можно будет использовать другой способ представления документов во время налоговой проверке: самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@.
