История внедрения в ООО "Комацу СНГ"
Компания "Комацу СНГ" представляет мирового лидера по производству строительной, дорожной и карьерной техники в мире. Именно эта компания впервые в России стала применять юридически защищенный электронный документооборот с покупателями.
Главный девиз компании – опираться на новейшие технологии. Вот почему в апреле 2011 года руководство компании с энтузиазмом отнеслось к тому, чтобы полностью перевести все бизнес-процессы в электронный вид.
С чего всё началось
Всё началось с внедрения нового функционала "1С-Такском".
Это совместное решение фирмы "1С" и компании "Такском", предназначенное для организаций, использующих "1С:Предприятие 8".
С помощью "1С-Такском" можно в считанные минуты обмениваться электронными счетами-фактурами, накладными по форме ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими первичными документами в электронном виде. Причем, как формализованными, так и неформализованными документами, которые подписываются электронной цифровой подписью и передаются по защищенным каналам связи.
Таким образом, внедряя "1С-Такском" компания "Комацу СНГ" достигла своей главной цели – отказалась от бумаги и перешла на юридически значимый электронный документооборот.
Отправляя 70 тысяч документов в год, компания экономит около 5 млн рублей.
Внедрение
Процесс внедрения электронного документооборота состоял из двух этапов.
Первый этап проходил с мая 2011 года по апрель 2012 года. Он включал техническую подготовку, отбор дистрибьюторов, вовлечение IT-подразделений и финансовых отделов и др.
Второй этап длился три месяца – с мая 2012 по июль 2012 года.
В это время был налажен обмен ТОРГ-12, а также счетов-фактур по утвержденным форматам.
В настоящее время компания "Комацу СНГ" обменивается в электронном виде накладными ТОРГ-12, счетами-фактурами, счетами на оплату, заказами покупателя, а с августа 2012 года полностью перешла на электронный документооборот с указанными видами электронных документов.
С 1 августа 2012 года "Комацу СНГ" прекратила использование документов по реализации (ТОРГ-12, счет-фактура) в бумажном виде с некоторыми дистрибьюторами и стала первой компанией в России, осуществляющая обмен документами в электронном виде с покупателями.
С 1 октября 2012 года "Комацу СНГ" перевела на электронный документооборот других покупателей, предлагая им обмениваться: договорами и приложения к ним; актами сверки и прочими документами. И всё это благодаря новому программному продукту "1С-Такском"!
Что такое "1С-Такском"?
Принцип работы "1С-Такском" прост и понятен. Бухгалтер создает электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью и одним кликом мыши отправляет контрагенту.
Никаких лишних движений, поскольку все документы формируются автоматически либо создаются в системе всего один раз. По сути, это революционное решение, которое избавит бухгалтера от дублирования документов на бумаге и сэкономит время, которого ему так не хватает.
Весь процесс документооборота виден как на ладони. Бухгалтер видит каждый этап прохождения электронного счета-фактуры. Причем сама программа всегда подскажет бухгалтеру, какие конкретные действия ему нужно предпринять для того, чтобы электронный документооборот завершился успешно.
Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно "в один клик". Это проще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.
Встроенный в 1С функционал позволяет нажатием одной кнопки отправить, получить и "разобрать" документ, так как это делает бухгалтер вручную. Причем, журналы и реестры входящих и исходящих документов заполняются автоматически, а юридически значимые документы передаются через оператора "Такском" практически мгновенно, с гарантией доставки.
Этапы прохождения документов значительно упрощены, поскольку большинство операций выполняется в автоматическом режиме.
Минимизируется ручной ввод документов, а обмен юридически значимыми документами осуществляется в считанные минуты.
Важные нюансы
Очень важно, что при работе с "1С-Такском" принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым удостоверяющим центром, входящим в пространство доверия ФНС России. В частности, могут использоваться сертификаты, применяемые для сдачи электронной отчетности.
Кроме того, с помощью "1С-Такском" можно пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами.
Преимущества
Экономия времени, сокращение издержек, оптимизация бизнес-процессов, удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот в работе любой компании незаменимым.
По словам заместителя директора департамента финансового контроля компании "Комацу СНГ" Ольги Куликовой "Внедрение электронного документооборота позволило нам сократить издержки, повысить скорость взаимодействия с контрагентами, вывести компанию на качественно новый уровень".
ООО "Комацу СНГ"
Россия, г. Москва
123060, 1-й Волоколамский проезд, д. 10
Тел. +7 (495) 982-39-59
факс: +7 (495) 982-39-58/52
www.komatsu.ru
e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript