Ситуация

Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приоритетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потребность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции.

"HeadHunter – пример из числа компаний, работающих в сфере высоких технологий. Вся отчетность компании представляется в государственные контролирующие органы только в электронном виде, – комментирует Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter. – У нас огромное количество контрагентов как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы шли до партнеров в течение очень продолжительного времени. Учитывая все это, мы стремились сделать взаимодействие с контрагентами более удобным и продуктивным. Хотелось избежать ручной обработки документов в процессе ввода в учетную систему, уйти от больших расходов на создание и хранение документов, длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот".

Решение

При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка было принято решение использовать в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде "1С-Такском".

Решение "1С-Такском", являющееся совместной разработкой компании "Такском" и фирмы "1С", уже является частью конфигураций программ "1С:Предприятие 8". То есть все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису обмена через оператора электронного документооборота "Такском" реализованы непосредственно в программных продуктах системы "1С:Предприятие 8", а не в отдельной (внешней) программе. Все входящие документы информационной базы 1С формируются автоматически на основе поступивших документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания "Такском" гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с "1С-Такском" принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России, например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

Также в решении "1С-Такском" для удобства пользователей предусмотрена возможность приглашать к обмену контрагентов из программ "1С:Предприятие 8" в несколько "кликов" мышью.

Реализация

Группа компаний HeadHunter перешла на систему электронного документооборота с апреля 2012 г. Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

В целях подготовки и обучения персонала (менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии), были проведены ознакомительные сессии (краткий обзор законодательства, ознакомление с планами компании по проекту и предстоящими изменениями, ознакомление с инструкцией для общения с контрагентами) и обучение сотрудников перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, было разработано Соглашение об использовании электронных документов, определяющее тонкие юридические нюансы, условия работы с электронными документами.

Было решено, что с контрагентами будет подписываться оригинальной подписью на бумаге только данное Соглашение. Все дальнейшие отношения будут проходить через электронные каналы связи. Со временем, когда будет наработана судебная практика и определяющие работу с электронными документами новые законы и разъяснения, планируется отказаться и от этой бумаги.

Для привлечения контрагентов к ЭДО проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании, рассылки, раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты

Сегодня группа компаний HeadHunter приняла более 50 заявок от своих контрагентов.

"Решение "1С-Такском" не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы "1С:Предприятия 8", – рассказывает Елена Плетнева. – Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми первичными учетными документами – накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью".

Основные центры экономии и преимущества

1. Экономия времени:

• на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
• на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика:
• на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
• на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
• при сокращении количества этапов обработки.

2. Рациональное использование трудовых ресурсов.

3. Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

4. Экономия расходов:

• на почтовые и курьерские услуги;
• на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
• на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
• на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
• на архивацию и хранение документов.

5. Оптимизация бизнес-процессов.

6. Исключение потребности в двойной работе:

• печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
• при внешних запросах (ФНС России, суды и т.п.);
• в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.

Комментарии

"При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, – комментирует Елена Плетнева. – Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня – это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот – отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к  ресурсам планеты. Мы приглашаем наших клиентов и партнеров поддержать эту инициативу".